摘要：计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，计算机科学作为信息科学的载体和核心，在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，越来越多的人采用了Internet/Intranet技术。办公自动化就是一个以计算机为中心，采用现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使工作者方便快捷地共享信息，高效地完成工作的系统。它的出现有效地改变了过去复杂、低效的手工办公方式，提高了工作效率。本论文主要描述针对如何实现数字化办公以及移动数字化办公，包括牵涉到的工具，流程和实施等方面进行论述。
论文关键词：办公自动化,数字化办公,移动数字化

　　一、办公自动化的功能

　　通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

　　具体来说，OA主要实现下面七个方面的功能：

　　（一）建立内部的通信平台。

　　建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。

　　（二）建立信息发布的平台。

　　在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

　　（三）实现工作流程的自动化。

　　实现工作流程的自动化牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

　　（四）实现文档管理的自动化。

　　实现文档管理的自动化可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里,在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。例如，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

　　（五）辅助办公。

　　辅助办公牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

　　（六）信息集成。

　　每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

　　（七）实现分布式办公。

　　实现分布式办公就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。[1]

　　二、数字化办公技术的实现

　　办公自动化的发展方向应该是数字化办公。数字化办公与一般的办公方式之不同主要体现在实现手段上,即信息的输入、处理、输出三大步的处理手段数字化。具体指采用扫描仪把书面信息直接'送入'计算机(信息输入),而无须重新录入,然后通过网络技术以电子化方式发送至任何需要该信息的地方,最后通过打印机输出信息,达到信息共享的目的。

　　实现数字化办公必需有良好的技术支撑，考虑到数字化办公的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互连网技术及标准，在此基础上采用相关技术。在技术结构方面，包括Client/Server结构体系和Browser/Server结构体系，前者是传统开发模式，而后者采用动态网页技术，完全适应网络办公或者移动办公需求，是现代办公自动化的首选技术。[3]下面介绍一下所牵涉的几个模块。

　　(一)通信/工作流

　　实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。现在随着WEB技术的发展，基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件作为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统作消息平台。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的。[3]因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。目前微软的Exchange能很好的达到这个目的。

　　(二)文档管理

　　有了通信手段之后，数字化办公还需要一个很好的文档管理系统。

　　它的功能有：

　　1.通过详尽的可扩展策略管理来控制文档。定义自定义文档管理策略，以便在项目级控制访问权限，指定保留期和到期操作，并通过文档审核设置来跟踪内容。与熟悉的客户端应用程序之间的策略集成使得依从工作对员工透明且更加简便。与信息权限管理之间的集成可帮助确保更好地保护专有和机密信息，即使在未与服务器连接时也能更好地保护。

　　2.集中存储、管理和访问企业范围内的文档。组织可在一个中心位置存储和管理所有的业务文档和内容，用户有一个统一的机制来浏览和查找相关信息。可以修改默认的知识库设置，以便添加工作流，定义保留策略以及添加新的模板和内容类型。

　　3.简化 Web 内容的管理。提供易用的功能来创建、审批和发布 Web 内容。母版页和页面版式提供了可重复使用的模板以保证一致的外观。新功能可以让企业将内容从一个区域发布到另一个区域（例如，从协作网站发布到门户），或者经济有效地管理多个 Intranet、Extranet 和 Internet 网站上的多语言内容交付。

　　4.扩展整个组织内的业务流程。Forms Services 驱动的解决方案可以更安全准确地收集组织内外的信息，而无需编写任何自定义应用程序的代码。随后，这些信息便可方便地集成到行业系统中，存储在文档库中，用于启动工作流程或者提交到 Web 服务，从而避免手动输入数据所带来的重复性工作和代价高昂的错误。

　　(三)辅助办公

　　企事业单位可以根据自己的需要自定义一些服务，比如说会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理等等，在设计的时候可以采用统一的用户管理登陆体制，实现一个用户，登陆所有服务的功能。各个服务之间的数据也可以共享。

　　(四)决策辅助

　　通过已有的这些数据，采用一些现有的决策模型，领导可以更方便的做出一些决策。具体的实现可以采用目前比较实用的机器学习的算法，加上大量的数据分析。

　　三、移动数字化办公

　　尽管移动办公技术还远不够成熟，但随着互联网的普及和移动通信的发展，移动办公已经正式走入办公室。

　　移动办公在技术上实现起来和普通数字化办公的区别在于，通信，工作流，文档管理，辅助应用以及决策支持都需要在移动的情景中同样适用。移动办公有以下几种解决方案：

　　(一)以笔记本电脑为主要实现形式的移动办公解决方案。目前，移动办公的主流设备当数笔记本电脑。它轻薄便携，功能齐全，甚至绝不亚于台式机。带着它出差在外，可以方便地上网、收发电子邮件，还可以和其他辅助设备相配合，实现所需要的移动办公功能。

　　(二)利用中文短信息的移动办公解决方案。由于WAP上网方式未能在中国得到推广，实际上，WAP手机目前在移动办公中所起到的作用还很小。不过，收发中文短信息却成了目前比较普遍和现实的应用，已经有不少公司和具体移动办公应用相结合，做了各种开发。

　　短信服务目前发展得比较快，因为基本上任何手机在购买的时候就内置了短信功能，只要向中国移动或中国联通申请短信服务即可。但是也应看到，由于受到手机显示和短信息传输数据少的局限，在手机上所开发的移动办公应用还不可能十分丰富。

　　(三)加插无线上网卡，以CDPD方式上网的解决方案。这种方案只需在不同主机上插入相适配的无线上网卡，就可以在笔记本电脑、掌上电脑、具备无线通信功能的PDA等各种移动终端上运行，使这些终端设备的功能得到扩展。CDPD是当今世界上最成熟的广域无线数据通信技术。它基于TCP/IP的开放系统，支持高速移动（终端移动速率可高达100公里/小时），数据传输安全可靠，而且具有19.2kbps的通信速率和全双工的通信方式。

　　CDPD目前在美国的服务范围覆盖了90%的人口及商业活动地点。通过CDPD方式无线上网，它改变了以往只有通过红外线和WAP无线上网的局限。用户只要身处CDPD网络覆盖的区域内，使用现有的各种移动手持设备，就能在任何时候任何地方即时实现数据传输和信息查询，协助用户做到业务订单即时处理、公司库存或数据库即时查询、即时电子邮件收发、即时公司信息交换等功能。但是，需要指出的是，CDPD网络的带宽比较窄，数据传输速率相对较低，但完全可以用来传输简短的信息。总体而言，在CDPD网络已经开通的大城市，该项服务不失为实现移动办公的选择之一。

　　四、总结

　　从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。

参考文献：
[1] http://baike.baidu.com/view/38368.htm
[2] 罗思群, 成理宙, 李京. 基于ExchangeServer的工作流实现机制[J]．计算机工程与应用，2001(23)
[3] 王莉.网络办公自动化系统开发分析[J].宁夏机械，2006(4)