随着科学技术的不断进步，信息技术正逐步渗透到各行各业。档案工作实施信息化管理是适应社会信息化发展的必然要求，也是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。档案管理信息化，可以实现档案的动态查询、高度集成、资源共享和快速处理。所以加强信息技术在档案管理中的应用，具有重要意义。

　　一、传统档案管理工作存在的不足

　　（一）工作效率低下

　　传统的档案管理是采取纯人工方式管理文件档案，先进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案盒的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案盒内。档案编目流程多，整理时间长，影响了档案管理效率。

　　（二） 安全性差

　　多数基层企事业单位档案硬件设施建设简陋，基础条件差，安全措施没落实，达不到整齐、规范、统一的档案管理要求。各类人员可以随意进入档案室查找和借阅档案，没有及时履行手续，时间一长档案资料就不知去向。这些都对档案的安全造成严重威胁。

　　（三）存贮要求高

　　传统档案中多数是纸质档案，纸张易受温度、湿度、强光、酸和氧化剂等环境影响，其中的植物纤维会产生氧化和水解反应，影响到纸张的强度和耐久性，纸张还会受到霉菌和害虫的侵害，因此档案库应做好防光防热防潮防虫害的措施。

　　（四）过期档案清理不及时

　　档案保管有效期限有长期、定期两种，传统档案管理中，由于盘点工作困难，工作人员对档案的储存时间信息掌握不准确，致使失效档案不能被及时发现和处理，给管理工作带来额外负担。

　　二、信息化概述

　　信息化是现代信息技术应用的过程。现代信息技术（Information Technology，简称IT），是主要用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称，是应用计算机科学和通信技术来设计、开发、安装和实施信息系统及应用软件。IT系统由信息终端和数据中心两部分构成，前台信息终端提供了简便、易用的人机界面，后台数据中心则负责对前台信息终端提交的信息进行相应的处理，并将处理结果返回至前台信息终端显示出来。IT系统核心是数据中心，只有数据中心运转正常，信息终端才能为应用者提供各种服务。

　　近些年来，信息技术突飞猛进，主要表现在微电子技术和器件工艺、半导体超大规模集成电路的集成数量日新月异；存储介质的存储容量和质量大幅提高，光存储技术发展迅速；系统软件和应用软件的研制，服务用户的多媒体技术和完美的用户界面，以及计算机网络技术提出的新概念、解决的新手段等方面。

　　三、档案管理信息化的特点

　　档案管理信息化就是在档案管理工作中利用现代信息技术对档案信息资料进行不同层面的加工、收集和筛选，为人们的使用提供方便的过程。其特点主要表现在以下两个方面：

　　（一）管理快捷

　　电子档案形成后，管理人员可随时对数据信息进行整理、更改。通过编制档案管理软件，可以通过模糊查询、组合查询、分类查询等手段在档案库中检索出需要的档案信息，并对档案调阅、归还等情况进行登记与统计。相对于传统的人工管理，避免了翻阅大量的纸质档案，缩短了查阅时间，显著提高了工作效率。

　　（二）利用效率提高

　　电子文档都具有各自的属性，根据属性信息可设置数据库内不同的档案的开放权限，需要使用档案的用户只需借助计算机网络就能进行相关的查询。档案资料的纸质文本借阅转变为网上浏览模式，不受时间和距离的限制，实现了资源共享，极大地提高了档案资源的利用率，减少了人力、物力和时间的浪费。

　　四、现代技术在档案管理信息化过程中的应用

　　（一）档案信息化基本环节

　　采集整理。信息的采集整理是档案信息化的基础。信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。

　　归纳分类。对采集来的信息资料进行归纳分类是档案信息化的关键。只有做好这项工作，才能将收集到的资料分门别类录入到计算机管理系统中。

　　查询应用。方便快捷的查询提取，让档案信息物尽其用是档案管理实现信息化的最终目的。

　　（二）多媒体技术应用[1]

　　多媒体技术就是利用计算机综合处理图、文、声、像信息的技术，提供了人性化、交互式服务，利于对档案信息资源的开发利用。

　　实现全文检索，提高了查询准确率。传统的数据检索是基于关键词的检索方式，纸质档案数字化转换后，采用文本形式存贮并建立档案全文信息数据库，查找方便、准确、全面。

　　利于对音像档案信息的检索。过去查找音像档案资料需借助辅助设备，截取信息十分烦琐。多媒体技术的应用，使用户在计算机上可以听、看音频、视频资料，进行基于内容的媒体信息检索，解决了长期困扰音像档案管理的难题。

　　利于对档案信息的编研和出版发行。利用多媒体技术进行一个专题的编研，短时间内就可以完成图文并茂的档案资料整理，而且可利用网络、光盘、移动硬盘、U盘等工具快速发行，工作效率显著提高。

　　提高了档案利用率。公众对档案信息的认知和需求与日俱增，多媒体技术实现了档案信息资源共享，用户不再受时间和空间限制就能很便捷地查询，极大地提高了档案的利用率。

　　目前，多媒体的运用改变了旧有的工作方式，使传统的档案信息管理手段发生了根本性变化。

　　（三）信息存贮技术应用

　　现代信息存储技术包括磁储存技术、缩微技术与光盘技术，不仅使信息存储高密度化，而且使信息存储与快速检索结合起来，已成为档案信息化管理的基础。 　　磁存储具有频带宽广，可以存储从直流到2兆赫以上的信号，信息能长久保持在磁带中等优点。磁存储技术为建立档案管理系统或中小文献信息机构建立较大的数据库提供了物质基础，为建立分布式微机信息网络创造了条件。

　　缩微存储是采用缩微摄影机将档案文件资料缩小拍摄在胶片上予以保存。缩微存储具有信息存储量大、存储密度高，体积小、重量轻，价格便宜成本低，保存期长，忠实于原件不易出差错等优点。利用缩微技术储存信息，可以将非统一规格的原始文件规范化、标准化，便于计算机检索。

　　光盘是用激光束在光记录介质上写入与读出信息的高密度数据存储载体。光盘存储的主要特点一是记录密度高、容量大；二是应用范围广，光盘将声、图、文、像融为一体，是全新的多媒体交互式信息载体；三是存取速度快。在档案管理工作中，可以利用光盘技术建立多功能、多形式的数据库，并有利于促进联机检索的发展，可以建立分布式的原文提供系统，节省通信费用，具有较好的经济效益。

　　（四）条码技术应用

　　条形码技术是实现计算机管理和电子数据交换不可少的前端采集技术，用激光数据采集器轻轻扫一下案卷的条码，数据就会自动被计算机识读和记录，再由计算机进行数据管理。它解决了档案管理中常遇到的保管期限之间、年代之间、档号顺序之间可能出现的摆放错误、缺档等各种问题，提高了档案室借阅和查库的质量和速度，减轻了劳动强度[2]。

　　（五）汉字识别技术应用

　　汉字识别技术（简称OCR）是通过扫描仪或数码相机等光学输入设备获取纸张上的文字图片信息，利用相关软件分析文字形态特征，判断出汉字的标准编码，并按通用格式存储在文本文件中。OCR实现了文字的自动输入，是一种省力、快捷、高效的文字输入方法，一方面提供了一种新的档案目录数据的录入方式；另一方面把纸质档案上的固定信息变成可以被检索利用的活信息，为文本数据管理技术提供丰富的数据源 [3]。

　　在档案管理中OCR技术主要有以下几种应用方式：首先，用户查询到所需要的纸质档案对相关内容进行扫描、识别，予以打印或直接提供文本拷贝。减少信息利用过程中的重复工作的同时方便用户，减轻档案人员负担，节省了建库所需的经费开支；其次，输入档案目录；最后，扫描、保存图像并提供利用，只针对指定的图像内容进行汉字识别。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人员维护汉字识别后生成的文本数据。四是建立文本数据库。为全文检索提供数据的同时，节省存储空间和成本。此外还有输入目录并保存图像、输入目录并建立文本数据库、保存图像并建立文本文件数据、输入目录、保存图像并建立文本数据库等应用[4]。

　　随着汉字识别技术水平的提高，可能还会产生新的应用方式，但无论使用哪一种方式，都必须综合考虑档案状况、人员配备、经费能力、办公自动化水平、档案现代化建设发展规划等多方面的因素，符合本单位档案管理工作的实际，切实提高档案信息资源开发利用能力。

　　五、基层部门档案信息化进程中面临的问题与对策

　　（一）面临的问题

　　工作基础较差。没有建立档案全文数据库，更缺少内部网络实现数据共享，只能单机操作，导致利用效率不高。

　　经费短缺。对纸质档案信息进行数据化处理过程中，扫描仪、存储设备和正版应用软件等必不可少，都需要充足的经费支持。

　　安全风险。随着科技的进步，网络黑客攻击日益猖獗，对档案信息数据的保护提出了更高的挑战。

　　管理人员素质有待提高。基层部门通常都是由办公室人员兼职负责管理档案工作。由于体制原因，基层部门人员编制少，多数岗位的工作人员由下属单位抽调，人员不稳定，再加上缺少对档案管理工作的热爱，导致档案管理人员业务知识贫乏，管理水平跟不上。

　　（二）对策

　　增加投入，加快硬件设施建设，及时配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等档案管理现代化所必需的办公设备。

　　制定规章制度，明确责任，保障网络及数据的安全运行。

　　提高档案管理人员综合素质。选取思想品质好、纪律观念强、业务水平高、工作能力强的干部从事档案管理，并保证其工作的相对稳定。做好基层单位档案管理人员的基础理论和业务技能培训，提高其运用档案计算机管理软件的能力，确保档案管理系统安全、稳定、正常运行。

　　档案管理的信息化从总体上提升了资源利用率，降低了档案材料查询的时间，提升了管理效率，已经越来越受到各级领导和各部门的支持和重视，档案管理工作者也应该把握机遇，提高信息技术水平，积极推进档案信息化建设进程。